Privacyverklaring

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij vragen vooraf uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wij een gerechtvaardigd belang hebben. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken. De intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op grond van een of meer van de volgende grondslagen:

Contactformulier. Via het contactformulier op onze website kunt u contact met ons opnemen. Wij vragen uw naam, uw e-mailadres, de naam van uw organisatie en uw bericht. Deze gegevens hebben wij nodig om contact met u op te nemen en uw vraag te behandelen. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden. Wordt u geen klant, dan bewaren wij deze gegevens niet langer dan noodzakelijk en uiterlijk tot zes maanden na ons laatste contact.

Quick Scan en demo-aanvraag. Vraagt u na de Quick Scan het rapport of een demo-omgeving aan, dan vragen wij uw voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatienaam, het aantal werknemers, het aantal unieke functies en of er een CAO van toepassing is, samen met uw antwoorden op de scanvragen. Deze gegevens gebruiken wij om het rapport en de demo-omgeving te leveren en, alleen als u daarvoor toestemming geeft, om contact met u op te nemen. Wordt u geen klant, dan bewaren wij deze gegevens niet langer dan noodzakelijk en uiterlijk tot zes maanden na ons laatste contact.

Cookies. Op onze website plaatsen wij alleen functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn om de website te laten werken. Voor websitestatistiek gebruiken wij Plausible Analytics, een privacyvriendelijke dienst die geen cookies plaatst en geen persoonsgegevens verzamelt. Hiervoor is geen toestemming nodig.

Analyse van websitegebruik. Om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken, maken wij gebruik van een webstatistiekendienst. De daarmee verkregen informatie gebruiken wij uitsluitend om de website en onze dienstverlening te verbeteren. Wij verwerken hiervoor zo veel mogelijk gepseudonimiseerde of geanonimiseerde gegevens en hebben passende instellingen getroffen om uw privacy te beschermen.

Wordt u klant van The HR Lab, dan hebben wij de volgende gegevens nodig om onze diensten te kunnen leveren en te factureren:

Deze gegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Factuur- en administratiegegevens bewaren wij op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht zeven jaar.

Onder partners verstaan wij de partijen waarmee The HR Lab zaken doet in het kader van onze dienstverlening, zoals leveranciers en zakenpartners. Ten behoeve van de uitvoering van overeenkomsten verwerken wij de gegevens zoals hiervoor onder 1.2 omschreven. Wij bewaren deze gegevens zolang dat nodig is voor het beoogde doel of om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.

Alle gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers. Wij hosten op Vercel (regio Frankfurt) en gebruiken Supabase voor database, authenticatie en opslag (regio Frankfurt). Beide binnen de Europese Economische Ruimte.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Wel schakelen wij derden in die onder onze verantwoordelijkheid bepaalde persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail of betalingen. Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen en de gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies. Een overzicht van de door ons ingeschakelde derden:

Voor websitestatistiek gebruiken wij Plausible, dat geen persoonsgegevens verzamelt.

Worden persoonsgegevens doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgen wij ervoor dat er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van toepassing is of dat er andere passende waarborgen worden geboden, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Wilt u inzage in deze waarborgen, neem dan contact met ons op.

Het platform ondersteunt het opbouwen van functiehuizen en het wegen van functies. De uitkomsten daarvan zijn hulpmiddelen: een besluit dat een persoon rechtens of in aanmerkelijke mate treft, zoals de inschaling van een medewerker, wordt altijd genomen door een mens. Die afweging ligt bij de gebruiker van het platform zelf, doorgaans de werkgever. The HR Lab neemt geen geautomatiseerde besluiten in de zin van artikel 22 AVG waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins aanmerkelijk treffen.

De website en het platform zijn niet bedoeld voor gebruik door kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen in deze leeftijdscategorie. Ontdekken wij dat wij toch gegevens van een kind onder de 16 jaar hebben verwerkt, dan verwijderen wij deze zo snel mogelijk.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een hoog niveau van veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens te waarborgen en deze te beschermen tegen onder meer verlies, diefstal, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder meer encryptie van persoonsgegevens en opslag op systemen met beperkte toegang.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij wij op grond van een wettelijke verplichting gehouden zijn de gegevens langer te bewaren. De specifieke termijnen staan vermeld bij de betreffende verwerkingen hierboven.

Omdat wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:

Wilt u een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact met ons op via de bovenstaande contactgegevens. Om uw identiteit vast te stellen, kunnen wij u vragen enkele aanvullende gegevens te bevestigen. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen, waarover wij u tijdig informeren.

U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als u een klacht eerst aan ons voorlegt, zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen.

Voor de gegevens die klanten en hun medewerkers in het platform vastleggen, treedt The HR Lab op als verwerker. De klant is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke gegevens worden verwerkt en met welk doel. Voor deze verwerkingen sluiten wij met iedere klant een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG.

Het platform ondersteunt de klant bij het naleven van wettelijke verplichtingen op het gebied van gelijke beloning en loontransparantie. Voor de klant als werkgever levert dit een objectieve rechtvaardiging op voor de verwerking van functie- en beloningsgegevens richting de eigen werknemers.

Gebruikers en medewerkers registreren zich om te kunnen inloggen op het platform. Daarvoor zijn naam en e-mailadres nodig. Wij slaan deze gegevens in beveiligde vorm op.

Wij bieden klanten en medewerkers de mogelijkheid om persoonsgegevens in het platform vast te leggen. De klant bepaalt welke gegevens dat zijn. Voorbeelden van gegevens die in het platform kunnen worden verwerkt, zijn: voor- en achternaam, e-mailadres, functie- en rolgegevens, functiebeschrijvingen en functiewaarderingen, salaris- en beloningsgegevens en overige informatie die in het kader van de dienstbetrekking en de loontransparantie relevant is.

Voor het leveren, onderhouden en beveiligen van het platform en voor het bieden van ondersteuning hebben wij toegang tot deze gegevens. Wij verwerken ze uitsluitend volgens de instructies van de klant en voor geen ander doel. Heeft u als medewerker vragen over de verwerking van uw gegevens in het platform, of wilt u gegevens inzien, corrigeren of laten verwijderen, dan kunt u daarvoor terecht bij uw werkgever als verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen uw werkgever bij de afhandeling van zo'n verzoek.

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. De meest recente versie staat op onze website. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u via onze website.