Algemene voorwaarden

1.1 In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: “The HR Lab”: The HR Lab B.V., statutair gevestigd te Den Haag, KvK-nummer 42110538, tevens handelend onder de naam HRbor; “Opdrachtgever”: de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf of de rechtspersoon die met The HR Lab een Overeenkomst aangaat; “Platform”: de online SaaS-applicatie HRbor, met inbegrip van de daarin verwerkte AI-functionaliteit, waarmee Opdrachtgever zich kan voorbereiden op en kan voldoen aan de op haar toepasselijke wet- en regelgeving inzake gelijke beloning en loontransparantie; “Overeenkomst”: iedere overeenkomst tussen The HR Lab en Opdrachtgever voor het gebruik van het Platform; “Verwerkersovereenkomst”: de separate overeenkomst waarin de verwerking van persoonsgegevens is geregeld; “SLA”: de service level agreement die als bijlage bij de Overeenkomst is gevoegd en daarvan integraal onderdeel uitmaakt; “Wet loontransparantie”: de Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen, zoals deze luidt of komt te luiden, met inbegrip van de daarop gebaseerde lagere regelgeving; “HRbor functiewaarderingssysteem”: het door The HR Lab ontwikkelde functiewaarderingssysteem.

1.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Overeenkomsten en de dienstverlening van The HR Lab. Toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.3 Afwijkingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen. Bij strijdigheid tussen de Overeenkomst en deze voorwaarden, prevaleert de Overeenkomst.

2.1 The HR Lab verleent Opdrachtgever voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het Platform te gebruiken conform de Overeenkomst en het overeengekomen aantal gebruikers en modules.

2.2 The HR Lab garandeert een beschikbaarheid van het Platform volgens de voorwaarden van de SLA. Onderhoud vindt waar mogelijk buiten kantooruren plaats.

2.3 The HR Lab is gerechtigd het Platform functioneel te wijzigen. Wijzigingen zullen er niet toe leiden dat het Platform Opdrachtgever niet langer ondersteunt bij de wettelijke verplichtingen die het Platform blijkens de Overeenkomst en de Platform-documentatie ondersteunt. Bij wijzigingen in de wet- en regelgeving inzake gelijke beloning en loontransparantie spant The HR Lab zich in het Platform aan te passen vóór de datum waarop de wijziging voor Opdrachtgever gaat gelden.

2.4 Opdrachtgever gebruikt het Platform uitsluitend ten behoeve van de eigen organisatie en, voor zover overeengekomen, haar groepsmaatschappijen. Doorverkoop, verhuur of gebruik ten behoeve van derden is niet toegestaan, behoudens een separate schriftelijke partnerovereenkomst met The HR Lab.

2.5 Het is Opdrachtgever niet toegestaan: (a) toegangsgegevens te delen buiten de overeengekomen gebruikers; (b) het Platform te onderwerpen aan reverse engineering, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat; (c) de beveiliging te testen of te omzeilen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming; (d) het Platform te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden. Bij een ernstige schending van dit artikel is The HR Lab gerechtigd de toegang met onmiddellijke ingang op te schorten.

3.1 The HR Lab staat ervoor in dat: (a) de door The HR Lab beschikbaar gestelde functieprofielen een beschrijving van de vier wettelijke criteria (vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden) bevatten en gewaardeerd kunnen worden met het HRbor functiewaarderingssysteem; (b) het HRbor functiewaarderingssysteem is opgebouwd op de vier wettelijke criteria (vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden) en voldoet aan de wettelijke eisen van objectiviteit en genderneutraliteit uit de Wet Loontransparantie; (c) de rekenmethoden die het Platform hanteert voor de berekening van de loonkloofanalyse en de wettelijke rapportages voldoen aan de wettelijke voorschriften uit de Wet Loontransparantie; (d) het Platform Opdrachtgever in staat stelt om aan werknemers en de ondernemingsraad de informatie te verstrekken waarop zij wettelijk recht hebben, en Opdrachtgever ondersteunt bij de wettelijke voorschriften voor werving en selectie.

3.2 Bij gebleken non-conformiteit ten aanzien van artikel 3.1 herstelt The HR Lab deze binnen een redelijke termijn en zonder aanvullende kosten voor Opdrachtgever, door de methodiek, de functieprofielen en/of de rekenmethoden aan te passen en de daarop gebaseerde waarderingen en rapportages binnen het Platform opnieuw te genereren. The HR Lab bepaalt de wijze van herstel. Herstel omvat niet de gevolgen die Opdrachtgever aan eerdere output heeft verbonden, waaronder arbeidsvoorwaardelijke of financiële gevolgen, en evenmin werkzaamheden buiten het Platform. Herstel geldt als de primaire remedie; slaagt The HR Lab er niet in binnen een redelijke termijn te herstellen, dan geldt de aansprakelijkheidsregeling van artikel 8.

3.3 Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor: (a) de juistheid en volledigheid van de gegevens die zij invoert of laat invoeren; (b) de besluiten die zij neemt op basis van de output, waaronder afwijkingen van de door The HR Lab beschikbaar gestelde functieprofielen en waarderingen; (c) het gebruik van een ingeladen bestaand functiehuis dat niet met het functiewaarderingssysteem van het Platform is gewaardeerd. The HR Lab controleert deze functies niet inhoudelijk tenzij anders overeengekomen; (d) het tijdig en volledig nakomen van haar rapportage- en informatieverplichtingen, waaronder het tijdig indienen van de loonkloofrapportage; (e) de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving in de dagelijkse praktijk.

3.4 Het gebruik van het Platform leidt niet zonder meer tot naleving van alle wettelijke verplichtingen. Het Platform is een hulpmiddel ter ondersteuning van de besluitvorming van Opdrachtgever en vormt geen juridisch advies.

3.5 Het SAFE HRbor-certificaat wordt uitsluitend afgegeven nadat een gecertificeerde HRbor-consultant heeft vastgesteld dat de inrichting van Opdrachtgever voldoet aan de gecontroleerde wettelijke verplichtingen. Het doorlopen van de stappen op het Platform geeft geen aanspraak op het certificaat. Het certificaat is een momentopname, is 12 maanden geldig en kan worden ingetrokken indien blijkt dat het is afgegeven op basis van onjuiste of onvolledige gegevens.

4.1 Het Platform is zo ingericht dat Opdrachtgever gegevens van werknemers gepseudonimiseerd of geanonimiseerd kan verwerken. The HR Lab past dataminimalisatie toe: het Platform vraagt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke analyses en rapportages.

4.2 Voor zover The HR Lab in het kader van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever, is de Verwerkersovereenkomst van toepassing. Deze wordt separaat overeengekomen, maakt geen onderdeel uit van deze algemene voorwaarden, maar vormt wel een integraal onderdeel van de Overeenkomst.

4.3 Opdrachtgever is en blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het Platform invoert en staat ervoor in dat zij gerechtigd is deze gegevens te laten verwerken.

4.4 The HR Lab treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform de Verwerkersovereenkomst, waaronder in ieder geval versleuteling van gegevens tijdens transport en opslag, toegangsbeheer en logging van toegang. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. The HR Lab informeert Opdrachtgever zonder onnodige vertraging over een geconstateerd datalek dat Opdrachtgever raakt.

5.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de daarin genoemde initiële looptijd en wordt nadien telkens stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode, tenzij Opdrachtgever uiterlijk twee maanden voor het einde van de looptijd schriftelijk opzegt. Voor The HR Lab geldt een opzegtermijn van drie maanden.

5.2 Elke partij kan de Overeenkomst schriftelijk met onmiddellijke ingang beëindigen indien de andere partij, ook na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, tekortschiet, dan wel in geval van faillissement, surseance van betaling of bedrijfsbeëindiging van die partij.

5.3 Na beëindiging stelt The HR Lab Opdrachtgever gedurende dertig dagen in staat haar eigen gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat uit het Platform te exporteren, waarna The HR Lab de gegevens conform de Verwerkersovereenkomst verwijdert.

5.4 Geen van partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming als gevolg van overmacht, waaronder in ieder geval storingen bij internet- of hostingproviders en overheidsmaatregelen worden begrepen.

6.1 Opdrachtgever is de overeengekomen vergoeding(en) verschuldigd conform de Overeenkomst. Vergoedingen zijn exclusief btw.

6.2 Facturen dienen te worden voldaan binnen veertien dagen na factuurdatum. Bij overschrijding is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente ex artikel 6:119a BW verschuldigd, onverminderd het recht van The HR Lab op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten.

6.3 The HR Lab is gerechtigd de toegang tot het Platform op te schorten indien Opdrachtgever, ondanks aanmaning, in verzuim blijft met betaling.

6.4 The HR Lab is gerechtigd de tarieven eenmaal per jaar aan te passen aan de ontwikkeling van de CBS-dienstenprijsindex (commerciële dienstverlening). Indexatie geeft Opdrachtgever geen recht op tussentijdse opzegging.

6.5 Overige tariefwijzigingen kan The HR Lab doorvoeren per de eerstvolgende verlengingsdatum, mits ten minste twee maanden vooraf schriftelijk aangekondigd. Gaat de wijziging uit boven de indexatie van artikel 6.4, dan is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen tegen die verlengingsdatum.

7.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op het Platform, de onderliggende software, AI-modellen en documentatie berusten uitsluitend bij The HR Lab of haar licentiegevers. De Overeenkomst strekt niet tot overdracht van enig intellectueel eigendomsrecht.

7.2 Alle gegevens die Opdrachtgever in het Platform invoert, blijven eigendom van Opdrachtgever. Opdrachtgever verleent The HR Lab een beperkt recht deze gegevens te gebruiken, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst en het verbeteren van het Platform, uitsluitend op geaggregeerde en/of geanonimiseerde basis.

7.3 De rechten op de door The HR Lab beschikbaar gestelde functieprofielen, niveauteksten en methodiek berusten bij The HR Lab. Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, eeuwigdurend recht om de voor haar gegenereerde output, waaronder functieprofielen, functiewaarderingen en rapportages, voor interne bedrijfsdoeleinden te blijven gebruiken, ook na het einde van de Overeenkomst. Openbaarmaking van de methodiek zelf of gebruik ten behoeve van derden is niet toegestaan, behoudens voor zover openbaarmaking wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld jegens werknemers of de ondernemingsraad.

8.1 De totale aansprakelijkheid van The HR Lab uit hoofde van de Overeenkomst is per gebeurtenis — een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis — en per kalenderjaar beperkt tot de vergoedingen die Opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan The HR Lab heeft betaald, met een maximum van EUR 25.000 (zegge: vijfentwintigduizend euro).

8.2 The HR Lab is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Evenmin is The HR Lab aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit: (a) output die Opdrachtgever heeft gewijzigd; (b) gebruik van output in strijd met de Overeenkomst of de documentatie; (c) beslissingen die Opdrachtgever in afwijking van de output heeft genomen. Dit artikel laat de garanties van artikel 3.1 onverlet.

8.3 Dit artikel geldt niet voor zover sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van The HR Lab.

8.4 Opdrachtgever vrijwaart The HR Lab tegen aanspraken van derden die verband houden met of voortvloeien uit het gebruik van het Platform door Opdrachtgever of de door Opdrachtgever ingevoerde gegevens.

8.5 Ieder recht op schadevergoeding jegens The HR Lab vervalt twaalf maanden na de dag waarop Opdrachtgever bekend werd, of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, met de schade en met The HR Lab als de daarvoor aan te spreken partij, en in ieder geval achttien maanden na de gebeurtenis waaruit de schade voortvloeit.

9.1 Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen geheim en gebruiken deze uitsluitend voor het doel waarvoor zij is verstrekt.

9.2 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die: (a) openbaar is of wordt zonder toerekenbare tekortkoming van de ontvangende partij; (b) rechtmatig van een derde is verkregen; (c) aantoonbaar onafhankelijk is ontwikkeld; of (d) krachtens de wet of een rechterlijke of toezichthoudersbeslissing moet worden verstrekt.

9.3 De geheimhoudingsplicht blijft van kracht tot drie jaar na het einde van de Overeenkomst.

10.1 Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Den Haag.

10.2 Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

10.3 Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en het Engels. Bij verschil in uitleg prevaleert de Nederlandse tekst.

10.4 The HR Lab is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk of via het Platform ten minste één week vóór inwerkingtreding aangekondigd. Beperkt een wijziging de rechten van Opdrachtgever wezenlijk, dan is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt.